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要求出口企业自营或委托出口属于退（免）增值税或消费税的货物，应在申报出口货物退（免）税后15天内，将出口货物单证在企业财务部门备案，以备税务机关核查。出口货物单证包括： 1.外贸企业购货合同、生产企业收购非自产货物出口的购货合同，包括一笔购销合同下签订的补充合同等； 2.出口货物明细单，又称货物出运分析单或者信用证分析单； 3.出口货物装货单，又称“关单”； 4.出口货物运输单据（包括海运提单、航空运单、铁路运单、货物承运收据、邮政收据等承运人出具的货物收据）。 备案单证由出口企业存放和保管，不得擅自损毁。保存期5年。备案单证应是原件，如无法备案原件，可备案有经办人签字声明与原件相符，并加盖企业公章的复印件。 备案方式包括两种： 第一种是由出口企业按出口货物退（免）税申报顺序，将备案单证对应装订成册，统一编号，并填写《出口货物备案单证目录》。适用于以下企业： 1.纳税信用等级评定为C级或D级； 2.未在规定期限内办理出口退（免）税登记的； 3.财务会计制度不健全，日常申报出口货物退（免）税时多次出现错误或不准确情况的； 4.办理出口退（免）税登记不满1年的； 5.有偷税、逃避追缴欠税、骗取出口退税、抗税、虚开增值税专用发票等涉税违法行为记录的； 6.有违反税收法律、法规及出口退（免）税管理规定其他行为的。 第二种是由出口企业按出口货物退（免）税申报顺序填写《出口货物备案单证目录》，不必将备案单证对应装订成册，但必须在《出口货物备案单证目录》备案单证存放处栏内注明备案单证存放地点，如企业内部单证管理部门、财务部门等。 《通知》规定，出口企业提供虚假备案单证、不如实反映情况，或者不能提供备案单证的，税务机关除按照《税收征管法》相关规定处罚外，还要及时追回已退（免）税款。未办理退（免）税的，不再办理退（免）税，并视同内销货物征税。
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