所在地区:青岛市
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一、发通知——按照上级领导要求发会议通知，然后准备相关会议用品，（会议通知参会人是否需要准备材料、文件、是否需要穿正装）。
二、抓落实——发通知之后，再打一通确定电话给各直属单位、科室并电子版汇总参会人员名单并打印。确定上级领导参会人员名单（上级领导是否需要接送）。了解这个会议的性质是什么?议题是什么?议程怎么安排，准备撰写领导讲话、会议主持词、会议议程、会议需要收集的会议材料。
三、重检查——第二天在会前30分钟通过群消息和电话提醒与会者参会，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给主任，保证主任在会前知悉缺席情况，也给主任和书记确定缺席的人是否必须参加会议留下时间。
四、勤准备——发通知，落实到人，布置会场。会前通知后，准备会议材料（确定份数、校对文字）、签到册、布标、桌签、茶水、纸杯、投票箱、录音笔、照相机（是否有电），去测试可能用到的电脑、投影、音响、话筒、空调等工具是否工作正常，灯光是否有不亮或者闪的、卫生间卫生、会议室环境卫生，确定桌椅数量是否够用，笔筒纸笔是否充分。（会后是否安排工作餐）。
五、做记录——领导进场后打开录音笔、倒茶、照相，在会议过程中详细做好会议记录(并录音备份)。会后整理会议纪要。（会议上大家讨论的问题，做出的承诺，领导的安排，部门之间的配合）
六、发记录——会后整理好会议记录给主任(保存录音)，然后请示会议内容没有问题后，是否发给参加会议的人员，或者其他人员。要求他们按照执行。（按时间导出录音和照片）
七、定责任——将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给主任、书记与当事人一人一份，以纪要为执行文件，监督，检查执行人的过程结果和最终结果，定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报主任、书记。
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